Jak spravovat zdroje v Microsoft Project 2019

Autor: Cynthia Snyder Dionisio

Než vytvoříte prostředky v Microsoft Project 2019 chtivě, musíte pochopit, jak ovlivňují váš projekt. V první řadě a zdroj je aktivum, které pomáhá uskutečnit projekt, ať už jde o osobu, kus zařízení, materiál nebo dodávku. Jedním aspektem efektivní práce se zdroji je správa pracovního toku jakéhokoli zdroje, který má pro váš projekt omezenou časovou dostupnost. Když vytváříte zdroje, uvedete jejich dostupnost podle hodin v den nebo dny v týdnu.

Například jedna osoba může být k dispozici 50 procent času nebo 20 hodin ve standardním 40hodinovém pracovním týdnu, zatímco jiná může být k dispozici na plný úvazek (40 hodin). Když svému projektu přiřadíte tyto druhy prostředků, můžete pomocí různých pohledů, sestav a nástrojů zjistit, zda je nějaký prostředek v průběhu projektu nadměrně rezervován. Můžete také zjistit, kdy lidé sedí, kroutí palci nebo kdy mohou pomoci s jiným úkolem. Můžete dokonce zohlednit zdroje, které fungují na více projektech ve vaší organizaci, a zajistit, aby byly využívány efektivně.



Dalším aspektem efektivní práce se zdroji je pochopení toho, jak počet zdrojů, které přiřadíte k práci na úkolu, ovlivňuje dobu trvání úkolu. Jinými slovy, pokud máte před sebou určité množství práce, ale tuto práci má jen málo lidí, dokončení typické úlohy trvá déle, než když jsou k dispozici strašidla lidí.

Typ úkolu určuje, zda se trvání úkolu změní na základě počtu k němu přidělených zdrojů. Pamatujte: Typem úkolu mohou být pevné jednotky, pevná doba trvání nebo pevná práce.

Nakonec zdroje zvyšují náklady projektu. Chcete-li zohlednit náklady ve svém projektu - například osobu, která mnoho hodin pracuje na úkolu, počítače, které musíte koupit, nebo služby vyžadující poplatky - musíte vytvořit zdroje a přiřadit je k jednomu nebo více úkolům.

Typy zdrojů: Práce, materiál a náklady

Pro účely plánování zdrojů rozpoznává Project pouze tyto tři typy zdrojů:

  • Práce: Tuto osobu, jako je programátor nebo instalatér, lze přeřadit, ale ne vyčerpat. Pracovní prostředky jsou přiřazeny k úkolům k dokončení práce.
  • Materiál: Materiál má jednotkové náklady a nespotřebovává pracovní dobu, ale může být vyčerpán. Příklady materiálových nákladů jsou ocel, dřevo a knihy.
  • Náklady: Použití nákladového zdroje vám dává flexibilitu při určování příslušných nákladů, jako jsou cestovní náklady nebo náklady na dopravu, při každém použití zdroje.

Rozhodování, jaký typ prostředku použít při přidání externího dodavatele nebo prostředku zařízení do projektu, může být obtížné. Pokud se chcete vyhnout přidání pracovní doby do projektu, když se tento zdroj používá, nenastavujte jej jako pracovní prostředek. Místo toho použijte nákladový zdroj nebo přístup s pevnými náklady.

Jak zdroje ovlivňují načasování úkolu

Ve výchozím nastavení Project 2019 je plánování řízené úsilím vypnuto pro ručně i automaticky naplánované úkoly. Takže bez ohledu na to, kolik pracovních zdrojů přiřadíte, doba úkolu zůstane stejná a projekt se hromadí na více hodin práce pro úkol, aby odrážel větší úsilí.

V některých případech typu úlohy s pevnou jednotkou nebo pevnou prací by však přidání nebo odebrání prostředků přiřazených k úkolu mělo mít dopad na čas potřebný k dokončení úkolu. V podstatě může být stará maxima Dvě hlavy lepší než jedna může být upravena na Dvě hlavy jsou rychlejší než jedna.

Přiřazení dalších lidí k úkolům nemusí vždy úměrně zkrátit pracovní dobu, i když tak to Project počítá. Když máte více lidí, máte například také více schůzek, poznámek, duplicitního úsilí a konfliktů. Pokud k úkolu přidáte další prostředky, zvažte také zvýšení množství úsilí potřebného k dokončení úkolu, aby byla zohledněna nevyhnutelná neúčinnost pracovní skupiny.

Jak odhadnout požadavky na zdroje

Obvykle víte, kolik materiálních zdrojů je potřeba k dokončení úkolu: Ve většině případů můžete k výpočtu počtu liber, tun, yardů nebo jiného množství použít standardní vzorec. Jak ale víte, kolik úsilí musí vaše pracovní zdroje investovat do dokončení úkolů v projektu?

Pokud si myslíte, že je budete potřebovat pro přepracování nebo sešrotování, zahrňte určité množství dalších materiálních zdrojů.

Stejně jako u mnoha aspektů informací, které vložíte do harmonogramu projektu, závisí stanovení úrovně úsilí do značné míry na vašich vlastních zkušenostech s podobnými úkoly a prostředky. Přesto si pamatujte tato upozornění:

  • Počty dovedností. Méně kvalifikovaný nebo méně zkušený zdroj pravděpodobně dokončí úkol déle. Experimentujte - například u méně kvalifikovaného zdroje zvyšte dobu trvání o 20 procent, u kvalifikovanějšího zdroje jej zkraťte o 20 procent.
  • Historie se opakuje. Podívejte se na dříve dokončené projekty a úkoly. Pokud jste sledovali čas lidí, pravděpodobně vidíte, kolik úsilí bylo potřeba k dokončení různých typů úkolů na jiných projektech a k vytvoření paralelních podob s vaším projektem. Tato technika pro odhad doby trvání úsilí je podobná analogickému odhadu. Podívejte se na průběžné učení z projektů Microsoft Project 2019.
  • Zeptejte se a dostanete. Požádejte samotné zdroje, aby odhadly, jak dlouho si myslí, že úkol bude trvat. Koneckonců, lidé provádějící práci by měli nejlépe vědět, jak dlouho to trvá.

Počítejte s rezervním časem v projektu, který zohlední nepředvídané okolnosti, jako jsou méně kvalifikované zdroje, než jste plánovali. Aby bylo zajištěno splnění milníků, mnoho lidí přidá úkol nazvaný Pohotovostní rezerva nebo vyrovnávací paměť do svých plánů bezprostředně před dodáním milníku nebo na konci fáze.

Jak vytvořit prostředky aplikace Microsoft Project

Stejně jako někdo vyplní rodný list, kdykoli se narodí dítě, vyplní se formulář vždy, když se narodí prostředek v Projectu (tj. vytvořeno ). Ve formuláři Informace o zdroji zadejte informace, jako je název zdroje, dostupnost a sazba za hodinu nebo cena za použití. Můžete také zadat volitelné informace, jako je skupina (pracovní skupina společnosti), do které prostředek patří, nebo jeho e-mailová adresa.

Zdroj můžete vytvořit jako jednu osobu nebo entitu, obecný prostředek (například sadu dovedností bez přiřazené osoby, například pomocníka nebo inženýra) nebo dokonce skupinu několika zdrojů, které spolupracují. Mnohokrát v raných fázích plánování projektu znáte pouze dovednosti v oblasti zdrojů, které potřebujete, abyste je později nahradili pojmenovaným jednotlivcem, který má čas i kvalifikaci na dokončení úkolu.

Na nejjednodušší úrovni je prostředek vytvořen jako jedna entita - konkrétní osoba nebo zasedací místnost nebo zařízení. Zdroj vytvoříte zadáním informací v dialogovém okně Informace o zdroji.

časy tlakového hrnce na libru

Při vytváření prostředku musíte zadat alespoň název prostředku, můžete však také přidat tolik informací, kolik chcete. Někteří lidé dávají přednost vytvoření všech zdrojů a přidání kontaktních a nákladových informací později.

Chcete-li vytvořit prostředek pomocí dialogového okna Informace o zdroji, postupujte takto:

  1. Klikněte na spodní část tlačítka Ganttův diagram na kartě Úkol ve skupině Pohled na pásu karet a klikněte na Zdrojový list.
    V tomto okamžiku se zobrazení změní na zobrazení listu zdrojů.
  2. Poklepejte na prázdnou buňku ve sloupci Název zdroje.
    Zobrazí se dialogové okno Informace o zdroji, jak je znázorněno.
  3. Do textového pole Název zdroje zadejte název.
  4. Klikněte na šipku dolů v poli Typ (napravo) a vyberte Práce, Materiál nebo Cena.
    Nastavení, která máte k dispozici, se mírně liší, podle toho, kterou možnost zvolíte. Například materiální zdroj nemá možnost E-mail ani Přihlašovací účet a pracovní prostředek nebo zdroj nákladů nemá možnost Popis materiálu.
  5. U materiálového zdroje zadejte do pole Popis materiálu popis jednotek.
    Můžete například zadat libry pro zdroj mouky nebo tuny pro zdroj oceli.
  6. Do pole Iniciály zadejte zkratku nebo iniciály zdroje.
    Pokud nic nezadáte, při ukládání zdroje se vloží první písmeno názvu zdroje.
  7. Pokračujte v zadávání veškerých informací, které chcete o zdroji uvést.
    Tyto informace mohou zahrnovat e-mailovou adresu, typ skupiny (například oddělení, divizi nebo pracovní skupinu), typ rezervace (navržený nebo potvrzený) nebo kód (například kód nákladového střediska).
    Pokud zadáte informace do pole Skupina, můžete pomocí sad Filtrovat, Seřadit a Seskupit podle vyhledat sady prostředků.
  8. Kliknutím na tlačítko OK uložte nový zdroj.
Informace o zdroji projektu

Tyto čtyři karty mohou obsahovat nepřeberné množství informací o jakémkoli zdroji.

Chcete-li zadat informace o několika zdrojích najednou, zobrazte zobrazení List zdrojů a zadejte informace do sloupců. Do tohoto zobrazení můžete dokonce vložit prostředky zkopírované z jiného zdroje (například tabulky aplikace Excel).

Jak identifikovat prostředky aplikace Microsoft Project

Ve fázích plánování projektu často zjistíte, že ne všechny zdroje jsou sestaveny. Dokonce i do projektu někdy nevíte, jaký zdroj budete používat; víte jen to, že k dokončení nadcházejících úkolů potřebujete zdroj s určitou dovedností. V tomto případě zvažte vytvoření určitých prostředků jako obecných prostředků.

Chcete-li vytvořit obecný prostředek, dejte mu název, který popisuje jeho dovednosti, například inženýr, personál zabezpečení nebo dokonce zasedací prostor (spíše než konkrétní prostředek s názvem Konferenční místnost B). Pak v dialogovém okně Informace o zdroji nezapomeňte zaškrtnout políčko Obecné, jak je znázorněno zde. Neexistuje žádný vzorec pro použití obecného nastavení k přepočtu vašeho plánu na základě dostupnosti prostředků. Mnoho lidí však považuje toto nastavení za užitečné, když používají plánování postupných vln nebo když nenesou odpovědnost za konkrétní přiřazení zdrojů (například přiřazení dočasného pracovníka k úkolu, když si agentura pro dočasný pronájem vybere konkrétního pracovníka).

Konsolidovaný zdroj projektu

Konsolidovaný zdroj.

Obecný název zdroje můžete nahradit názvem zdroje, který byl přidán do vašeho projektu. Například pokud zadáte Bezpečnostní personál jako zdroj jej můžete nahradit Jim Taylor , jméno bezpečnostního profesionála, který bude práci vykonávat. Chcete-li přepnout, přejděte do zobrazení List zdrojů a ve sloupci Název zdroje klikněte na buňku zdroje, zadejte nový název a stiskněte klávesu Enter. Nebojte se, pokud jste již úkolům v projektu přiřadili obecný zdroj. Project aktualizuje všechny úkoly s novým názvem.

Jak spravovat dostupnost prostředků aplikace Microsoft Project

Spousta funkcí Project 2019 zpracovává zdroje - zejména tím, že vám pomůže odhalit přerozdělení zdrojů. Nadměrné přidělení je výpočet založený na kalendáři a dostupnosti zdroje, což naznačuje, že na základě dostupnosti bylo přiřazeno příliš mnoho práce.

Uvažujme o Monice Mendezové, inženýrce, která pracuje podle jejího kalendáře standardní osm hodin denně. Monica je přiřazena k úkolu Write Final Report na 50 procent své dostupnosti a k ​​úkolu Create Design Specs - který se vyskytuje současně s úkolem sestavy - na 100 procent její dostupnosti. Monica nyní pracuje na 150 procentech své dostupnosti, tedy 12 hodin denně. Chudák Monica je nadměrně rezervována. Buďte opatrní - mohla by dokonce projekt ukončit.

Prostředek je ve výchozím nastavení přiřazen k úkolu se 100% dostupností (nebo jednotkami), ale toto nastavení můžete upravit, pokud víte, že prostředek bude přiřazen k několika úkolům a každý z nich může strávit jen omezenou dobu.

Odhad a nastavení dostupnosti

Dostupnost je u některých zdrojů snadnější odhadnout než u jiných. Je nepravděpodobné, že by se manažer věnoval jednomu úkolu celý den, protože musí jednat se všemi zaměstnanci, kteří mu podléhají, a také podepisovat oprávnění, účastnit se schůzek týkajících se různých projektů a například vytvářet rozpočty. Dostupnost produkčního pracovníka může být jednodušší, když se dá připnout k jedinému úkolu: Pokud jedna výrobní zakázka stráví na lince tři dny a jedna osoba pracuje na lince po celou dobu, je přesnější říci, že na tomto úkolu pracuje celá čas.

Jednou chybou začátečníků projektu je přehnaná dostupnost. Samozřejmě nikdo nestráví každý den osm hodin nad jediným úkolem v projektu. Zaměstnanci tráví část svých pracovních dnů čtením e-mailů, chatováním se spolupracovníky a odpovídáním na telefonní hovory o problémech, které nesouvisejí s jejich projekty. Zdroj může jeden den strávit na úkolu sedm hodin a další den jen tři hodiny. Při odhadování dostupnosti se nenechte zavěsit na plán denních zdrojů. Pokud se zaměstnanec po celou dobu úkolu na něj soustředí, je vhodné nastavení stoprocentní dostupnosti. Pokud tato osoba pracuje pouze pět dní na desetidenním úkolu, je to 50% dostupnost, ať už pracuje čtyři hodiny denně po dobu deseti dnů nebo pět celých dní kdykoli.

Nastavení Jednotky (dostupnost) vám pomůže zjistit nadměrnou rezervaci prostředku, který může v plánu projektu pracovat na více úkolech současně.

Chcete-li nastavit výchozí jednotky prostředků k určení dostupnosti, postupujte takto:

  1. Zobrazte pohled na zdrojový list.
  2. Klikněte na sloupec Max u zdroje.
  3. Zadejte číslo představující procento času, kdy je zdroj k dispozici pro práci na projektu.
    Například zadejte 33 pro zdroj, který je k dispozici v jedné třetině času, nebo 400 pro zdroj, který může poskytnout čtyři pracovníky na plný úvazek. (Položky větší než 100 procent představují prostředky, které poskytují skupině nebo týmu zpracování úkolů.) Nejběžnější položka (výchozí) je 100 pro jeden prostředek pracující na plný úvazek na přiřazeních v projektu.
  4. Stiskněte klávesu Enter nebo Tab.
    Záznam je dokončen.

Všimněte si, že to funguje pouze u prostředků, jejichž typ je nastaven na Práce.

Když prostředek Microsoft Project přichází a odchází

Kromě toho, že je projekt k dispozici jen určité procento času (řekněme 50 procent z celého trvání projektu), může být zdroj k dispozici pouze po určité časové období (možná duben – červen) během životnosti projekt - obvykle, když používáte zdroj vypůjčený od jiného oddělení nebo když pracujete s nezávislým pracovníkem, který do vašeho projektu vniká s ostatními. Dalším možným zdrojem je ten, kdo je k dispozici na poloviční úvazek po dobu prvních několika dnů projektu a poté na plný úvazek po zbytek. V tomto případě zadáte časové období ve sloupcích Dostupné od a Dostupné pro v oblasti Dostupnost prostředků v dialogovém okně Informace o zdroji, jak je uvedeno, a určete tak různou dostupnost.

Dostupnost prostředků projektu

Časová období a jednotky dostupnosti.

Chcete-li určit omezené období, během kterého je zdroj k dispozici pro práci na vašem projektu, postupujte takto:

  1. Zobrazte pohled na zdrojový list.
  2. Poklepejte na zdroj.
    Zobrazí se karta Obecné v dialogovém okně Informace o zdroji.
  3. Pomocí sloupců K dispozici od a K dispozici (v oblasti Dostupnost zdrojů) zadejte období dostupnosti.
  4. Ve sloupci Jednotky ve stejném řádku kliknutím na šipky zvyšte nebo snižte dostupnost v krocích po 50 procentech, nebo zadejte číslo.
    Zadání dokončete stisknutím klávesy Enter.
  5. Opakováním kroků 3 a 4 zadejte další období dostupnosti na následujících řádcích v oblasti Dostupnost prostředků.
  6. Kliknutím na tlačítko OK uložte změny.