Robertova pravidla pro schvalování zápisů

Autor: C. Alan Jennings, PRP, PRP

Podle Robertových pravidel nejsou předem vypracované minuty oficiálními minutami dokud je členové neschválí . Dnešní technologie se zapsala do zápisu ze schůzky. Tajemník nyní může vypracovat zápis a snadno poslat členům kopie, aby si je mohli přečíst před schůzí; pak mohou členové přijít na schůzku připraveni s jakýmikoli opravami.



Pokud chcete, můžete si přesto přečíst zápisy nahlas členům schůze, ale pokud je čas drahý, rozdělte si návrh zápisu předem.



Protože změny mohou být provedeny v zápisu před jejich schválením, je dobrým zvykem, že si sekretářka někde v distribuční kopii všimne, že se jedná o návrh ke schválení na příští řádné schůzce.

Členové, kteří si dělají poznámky o opravách zápisů ze schůze, jsou schopni vést přesné záznamy, pokud si ponechají své kopie návrhů zápisů, nebo pokud jim konečná verze nebude automaticky distribuována později.



Zpracování návrhu ke schválení

Nejúčinnějším způsobem, jak schválit zápis, je, aby předseda převzal návrh a získal jednomyslný souhlas se schválením zápisu jako distribuovaného (nebo opraveného).

Předsedající důstojník říká: „Zápis vám byl [přečten / distribuován]. Existují nějaké opravy? Pokud jsou nabízeny opravy, řeší je každý tím, že členství nabídne opravu, aby se ujistil, že všichni souhlasí s tím, že oprava je přesná. Sekretářka poté zadá opravy na hlavní kopii.

Pokud nejsou nabízeny žádné (další) opravy, předsedající důstojník říká: Pokud neexistují (další) opravy. . . (pauza). . . zápisy jsou schváleny jako přečtené / distribuované / opravené.



Nikdy to není v pořádku, aby člen jednoduše vznesl námitku proti schválení zápisu. Pokud má člen námitky proti obsahu zápisu, musí nabídnout opravu. Dojde-li k neshodě ohledně opravy, lze opravu upravit pomocí pravidel pro změny.

Schvalování zápisů výborem

Pokud se shromáždění již delší dobu nesetká (pokud vůbec), například na výročních členských schůzích nebo kongresech delegátů, proces schvalování zápisu je delegován na zvláštní výbor nebo výkonnou radu. Tato praxe vytváří schválený a legální záznam o schůzce krátce po ukončení schůzky, ale předtím, než se ztratí vzpomínky na to, co se na schůzce stalo.

Pokud je vaše skupina skupina, která obvykle pracuje s minutami pohybem, aby se obešel s přečtením zápisu, musíte provést změnu. Pravděpodobně je vaším záměrem je tímto návrhem schválit, ale ve skutečnosti neschvalujete nic. Souhlasíte, že je nebudete číst.

Chcete-li použít výraz dávkovat na schůzce se obraťte na čtení zápisů a schválte je jako distribuované / vytištěné.